Acara pernikahan dengan catering makanan seperti sudah menjadi satu kesatuan yang tidak bisa dilepaskan. Pasalnya, pernikahan tidak lengkap rasanya jika tidak menyajikan hidangan istimewa bagi para tamu undangan yang hadir. Selain sebagai wujud terima kasih kepada para tamu, catering makanan juga dapat memberi kesan tersendiri terlebih jika menu yang disajikan memiliki cita rasa nikmat.
Namun, ternyata dalam persiapannya, tidak jarang calon pengantin kesulitan dalam menghitung jumlah porsi catering dengan tepat. Terkadang porsi yang disediakan terlalu sedikit atau bahkan terlalu banyak. Oleh karena itu, diperlukan penghitungan secara tepat dan matang agar makanan yang disajikan mencukupi kebutuhan tamu undangan.
Lalu, bagaimana cara penghitungannya? Apakah ada hal-hal yang harus dihindari? Daripada penasaran, mari simak artikel di bawah ini untuk penjelasan lebih lanjut!
Pentingnya Menentukan Jumlah Porsi Catering yang Tepat untuk Pernikahan
Sedikit pembahasan di atas mengarah pada pemahaman bahwa menentukan jumlah porsi catering dengan tepat adalah hal yang penting. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan karena ada keterkaitan antara jumlah tamu undangan, tamu yang hadir, menu makanan, hingga budget pengantin.
Misalnya, Anda mengundang sebanyak 100 orang untuk hadir di acara pernikahan. Akan tetapi, Anda perlu membuat proyeksi kemungkinan tamu yang hadir bisa lebih dari 100 orang. Hal seperti ini bisa saja terjadi sehingga akan memengaruhi budget Anda karena perlu menambah menu makanan di vendor catering yang sudah ditentukan.
Begitu pula sebaliknya, apabila jumlah porsi yang dipesan terlalu sedikit, ada kemungkinan tamu yang datang pun berlebih. Akibatnya, tamu akan merasa kurang nyaman dan menunjukkan bahwa Anda dan pasangan kurang persiapan terhadap acara yang diselenggarakan. Tentu Anda tidak ingin hal ini terjadi, bukan?
Itulah mengapa sangat penting untuk menentukan jumlah porsi catering secara tepat guna menghindari hal yang tidak diinginkan. Selain itu, penting juga untuk membuat rencana cadangan agar persiapan semakin matang.
Cara Menghitung Jumlah Porsi Catering Pernikahan yang Tepat
Berikut ada beberapa cara menghitung jumlah porsi catering pernikahan dengan tepat agar tidak berlebihan atau berkekurangan:
1. Hitung Sesuai Jumlah Tamu Undangan
Cara pertama yang bisa dilakukan adalah dengan menghitung pesanan berdasarkan jumlah tamu undangan. Misalnya, Anda mengundang tamu sebanyak 50 orang. Nah, Anda bisa menghitung kemungkinan tamu undangan tersebut dengan dikalikan 2 atau 2,5.
Mengapa perlu dikalikan 2 atau 2,5? Pasalnya, di masyarakat Indonesia sendiri, sangat jarang untuk seseorang datang sendirian ke pesta pernikahan. Setidaknya tamu akan mengajak 1 orang tambahan sebagai teman pendamping ke acara tersebut.
Selain itu, dikalikan 2,5 dengan perhitungan bahwa keluarga di Indonesia rata-rata berjumlah 3–4 orang. Maka dari itu, Anda bisa mengambil rata-ratanya agar seluruh anggota keluarga dari tamu undangan bisa mendapatkan porsinya masing-masing.
Jadi, Anda perlu mempertimbangkan hal tersebut agar teman atau keluarga dari tamu undangan Anda tetap mendapat makanan dari catering.
2. Hitung Berdasarkan Paket dari Vendor
Kebanyakan vendor catering menyediakan beberapa paket khusus untuk acara pernikahan. Paket yang ditawarkan umumnya berupa pax, buffet, atau stall.
Setiap paket tersebut tentu memiliki harga dan jumlah berbeda antara satu sama lain. Dalam dunia catering, biasanya vendor menghitung berdasarkan jumlah pax atau orang yang hadir dalam suatu acara.
Jadi, misalkan tamu undangan Anda berjumlah 500. Kemudian, jumlah tersebut dikalikan 2 untuk kemungkinan setiap tamu akan membawa 1 teman. Perhitungannya akan menjadi seperti berikut:
500 x 2 = 1.000 orang
Jadi, jumlah pesanan yang harus dipesan ke catering adalah sebanyak 1.000 pax.
3. Pertimbangkan Menu yang Akan Dihidangkan
Terakhir, Anda juga perlu menghitung jumlah menu yang akan dihidangkan guna mengetahui jumlah porsinya. Misalnya, Anda ingin memesan 10 menu berbeda untuk acara pernikahan.
Pihak catering lalu akan menghitung serta menentukan berapa banyak porsi yang harus disajikan untuk setiap menunya. Semakin banyak menu yang dipesan, semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan. Jadi, pertimbangkan hal ini secara matang, ya!
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Walaupun pihak catering umumnya sudah membantu penghitungan jumlah porsi untuk acara pernikahan, tidak menutup kemungkinan bahwa masih sering ditemukan beberapa kesalahan umum yang harus dihindari. Apa sajakah itu? Mari simak beberapa poin pentingnya di bawah ini:
1. Memesan Terlalu Banyak
Mencegah memang lebih baik daripada mengobati. Pepatah tersebut ternyata sering diterapkan untuk berbagai keperluan dan tak terkecuali pada acara pernikahan. Sebagai penyelenggara acara, tentu Anda khawatir apabila makanan tidak mencukupi kebutuhan tamu undangan yang hadir.
Oleh karena itu, Anda jadi terburu-buru mengambil keputusan dan berujung pada masih banyak porsi tersisa. Selain akan mengeluarkan biaya lebih banyak, pemesanan catering terlalu banyak juga akan berujung menjadi makanan sia-sia. Jadi, hitung kembali secara matang dan diskusikan bersama vendor dan keluarga terkait porsi makanan.
2. Memesan Porsi Terlalu Sedikit atau Pas
Kesalahan berikutnya yang harus dihindari adalah memesan porsi terlalu sedikit atau hanya sesuai jumlah tamu undangan. Memang tidak ada salahnya untuk memperkirakan tamu yang tidak hadir. Akan tetapi, justru hal ini bisa berdampak pada menu yang disajikan akan kurang dan membuat para tamu kurang nyaman.
Selain itu, hindari juga untuk memesan porsi sesuai jumlah tamu. Pasalnya, Anda tidak akan tahu seberapa banyak porsi yang akan diambil oleh 1 orang tamu. Dengan kata lain, cara perhitungan ini kurang efektif untuk diterapkan pada acara pernikahan Anda.
Itulah beberapa cara menghitung jumlah porsi catering pernikahan yang bisa Anda terapkan. Penting untuk mempertimbangkan beberapa hal terkait jumlah tamu dan budget guna menghindari kesalahan umum saat penghitungan jumlah porsi.
